Contrat de domiciliation : à quoi sert-il et comment le rédiger

L’une des obligations à laquelle le fondateur d’une entreprise doit se plier lors de la création de sa société, c’est la domiciliation de cette dernière. Ce qui veut dire que l’entreprise qu’il va créer doit avoir une adresse de domiciliation exacte. En d’autres termes, cette adresse permet de réceptionner et d’avoir un lieu où interagir avec le siège social de l’entreprise. Cependant, il est également important de donner des preuves de cette domiciliation au greffier du tribunal du commerce. Par ailleurs, dans le cas où l’hébergement de la société se fait au sein d’une entreprise de domiciliation spécifique, il y a des règles qu’il est nécessaire de respecter. Cela concerne l’établissement d’un contrat de domiciliation entre la société de domiciliation et la société à créer.

Les points importants à connaitre concernant le contrat de domiciliation

Un contrat de domiciliation, c’est quoi ?

La domiciliation d’une entreprise peut se faire de diverses manières. En effet, l’entrepreneur a le choix entre ces diverses options :

• La domiciliation de son entreprise à son propre domicile,
• La domiciliation de l’entreprise chez le dirigeant de la société,
• Le choix de la domiciliation de la société chez l’un des associés de la société,
• L’option de la location ou de l’acquisition d’un local pour domicilier la société,
• Le choix de domicilier l’entreprise au sein d’un espace de coworking,
• L’établissement d’un contrat de domiciliation avec une entreprise spécialisée.

Ainsi, lorsque vous domiciliez votre entreprise chez une société de domiciliation ou un espace de coworking, établir un contrat est important. On peut alors se demander si une entreprise radiée peut continuer à exercer et garder la même adresse de domiciliation. Cette spécificité peut être déterminée à travers le contrat établi. Dans ce cas, le contrat permet de louer une adresse d’hébergement que la société de domiciliation met à la disposition de l’entreprise locataire. En contrepartie, la société de domiciliation ou l’espace de coworking reçoit une redevance par mois. En outre, concernant le contrat de domiciliation, il s’agit du document permettant d’assurer l’encadrement du lien établi entre l’entreprise et la société de domiciliation. Une fois ce contrat établi, les clients de la société locataire vont pouvoir utiliser l’adresse donnée par la société domiciliataire. Il s’agira à partir de là, de l’adresse de domiciliation de son siège social. L’entreprise pourra entre autres, utiliser cette adresse pour pouvoir immatriculer son entreprise. Elle pourra également l’utiliser pour les démarches fiscales, comme pour l’imposition d’une SASU.

Est-il possible de bénéficier d’autres prestations avec le service de domiciliation ?

Sachez également que dans le contrat, il est possible que l’entrepreneur jouisse d’autres services, si des prestations annexes sont mises à la disposition de la société de domiciliation. Il peut ainsi s’agir de :

• Utilisation de salles annexes pour les réunions ou comme bureaux,
• Réception de courriers,
• Service de réception d’appel téléphonique,
• Etc.

Par contre, il faut noter que l’adresse de domiciliation du siège social n’est pas la même que l’adresse commerciale. De ce fait, si vous avez une autre adresse commerciale, il n’est pas utile d’établir un contrat de domiciliation. Pour ce cas, vous aurez à rédiger un bail commercial avec le bailleur. Ensuite, on pourra vous donner une attestation de domiciliation pour justifier que vous occupez le local.

L’établissement d’un contrat de domiciliation est-il obligatoire ?

Dans un premier temps, vous devez faire la différence entre domiciliation de l’adresse sociale et adresse pour l’exercice de l’activité de l’entreprise. En ce sens qu’il est possible que ces deux adresses ne soient pas les mêmes. Ainsi, l’entreprise peut avoir une adresse spécifique pour son siège social et ses activités administratives, et une autre pour la réalisation de ses activités. Par ailleurs, il y a aussi le cas des entrepreneurs indépendants qui fournissent des services chez le client. Dans ce cas, ils n’ont besoin que d’une adresse de domiciliation, sans avoir d’adresse spécifique pour l’exercice de leurs prestations. L’entrepreneur indépendant peut également choisir de domicilier son siège social à son adresse personnelle. Si tel est le cas, il n’est pas obligé d’établir un contrat de domiciliation. En effet, on ne vous demandera qu’une preuve de domicile. Il peut s’agir dans ce cas d’un contrat de bail ou de votre facture d’électricité. À noter que concernant le contrat de domiciliation, il s’agit d’un document dont la rédaction et l’application sont strictement encadrées par le législateur. De ce fait, l’établissement d’un contrat de domiciliation n’est demandé et obligatoire que lorsque vous passez par les services d’une entreprise de domiciliation. De ce fait, l’entreprise de domiciliation ne peut exercer cette activité que si elle possède une habilitation spécifique. Et enfin, dès lors que votre entreprise est inscrite au registre des métiers (RM) ou du commerce et des sociétés (RCS), vous avez la possibilité de passer par les prestations d’une entreprise de domiciliation.

Contenu d’un contrat de domiciliation

Pourquoi passer par une entreprise de domiciliation et établir le contrat y afférent ?

L’adresse de domiciliation est le lieu où l’entreprise peut recevoir ses correspondants et être contactée. De ce fait, si elle n’a pas de local propre pour assurer cette fonction, elle peut passer par un espace de coworking ou une société de domiciliation. Auquel cas, elle devra signer un contrat de domiciliation avec la société domiciliataire. Cela va lui permettre de disposer d’une adresse ou d’un domicile qu’elle pourra indiquer comme son siège social. Cette adresse lui permettra également de définir un lieu où elle pourra être contactée. De ce fait, ce sera à cette adresse de domiciliation qu’elle va recevoir ses lettres administratives, ses liasses fiscales, des documents juridiques, etc. En d’autres termes, ce sera à cette adresse qu’on lui enverra les documents qui lui sont utiles pour bien gérer l’entreprise. Par ailleurs, pour pouvoir créer votre société, vous aurez à fournir au greffe du tribunal du commerce, une attestation de domiciliation. En signant un contrat de domiciliation, vous aurez droit à cette attestation. Il peut aussi s’agir d’un certificat d’hébergement. Cette attestation ou certificat de domiciliation va ainsi, vous permettre de justifier que vous avez le droit et l’autorisation d’utiliser l’adresse de domiciliation. En d’autres termes, vous avez le droit d’utiliser l’adresse pour domicilier le siège social de votre entreprise. Et enfin, en signant un contrat de domiciliation, vous avez aussi la possibilité d’appliquer divers droits. Cela concerna entre autres, vos droits d’exercer certaines opérations (administratives, juridiques) à l’adresse de domiciliation. Vous avez également la possibilité de recourir au tribunal compétent au niveau du département où siège la société.

Les obligations à connaitre pour chaque partie signataire du contrat de domiciliation

Deux parties sont à considérer dans la rédaction d’un contrat de domiciliation. D’un côté, on a la société de domiciliation ou le domiciliataire. De l’autre, il y a l’entreprise domiciliée.

La société de domiciliation : quelles sont ses obligations dans le contrat de domiciliation ?

Les obligations principales de la société de domiciliation

Pour avoir le droit de proposer un local en tant que société de domiciliation, l’entreprise doit disposer d’une habilitation spécifique. Cette habilitation provient de la préfecture du département où siège l’entreprise de domiciliation. En d’autres termes, cette activité ne peut pas être assurée par n’importe quelle entreprise de location de logement. Par ailleurs, il est également important que le domiciliataire prévoie les points qui suivent afin d’octroyer à la société à domicilier les éléments dont elle a besoin :

• Local propre et exploitable,
• Local sécurisé et qui offre de la confidentialité lorsque la société domiciliée exploite les lieux,
• Un lieu où l’équipe dirigeante de l’entreprise à domicilier peut se réunir et gérer les activités administratives de la société,
• Un local où il sera possible d’archiver les registres et divers documents, selon ce qui est recommandé par le législateur,
• Local où il sera possible d’archiver les documents comptables de la société et où on pourra les consulter,
• Endroit où on pourra réceptionner les courriers de l’entreprise et avoir un standard téléphonique pour assurer la correspondance avec les acteurs interagissant avec l’entreprise domiciliée.

L’exigence de tenir un dossier pour chacun des entreprises domiciliées

Mais également, la société de domiciliation a pour obligation de constituer un dossier pour chacune des sociétés qu’elle domicilie. Pour cela, le dossier à établir doit comprendre les éléments qui suivent :

• Sa le domicilié est un individu physique : le domiciliataire doit constituer un dossier avec l’adresse personnelle de l’individu et ses coordonnées de téléphone.
• Si le domicilié est une société : le dossier comprendra l’adresse personnelle du représentant légal de la société ainsi que ses coordonnées de téléphone.

Pour terminer, il est également de l’obligation du domiciliataire de mettre le greffe du tribunal en connaissance du contrat de domiciliation établi. Ce sera aussi le cas si le contrat a été résilié, en arrivant à terme ou par anticipation. Par ailleurs, si l’entreprise domiciliée ne passe pas sur les lieux durant 3 mois ou si elle ne récupère pas son courrier durant cette période, le domiciliataire doit aussi la notifier.

La société domiciliée : quelles sont ses obligations ?

La première obligation de la société domiciliée est de respecter les conditions d’utilisation du local. Ce qui veut dire qu’elle ne peut l’utiliser que pour domicilier son siège social. Cependant, il lui sera possible de faire usage du local en tant qu’agence dans le cas où son siège social est domicilié à l’étranger. Par contre, cela doit être bien stipulé dans le contrat de domiciliation. Par ailleurs, si l’entreprise domiciliée change son objet social et son activité principale, elle doit faire part du changement au domiciliataire. Il en sera de même pour les changements au niveau des éléments qui suivent :

• Structure juridique de l’entreprise,
• Identité du représentant légal de la société

Et bien sûr, l’entreprise domiciliée doit s’acquitter des cotisations prévues en contrepartie des services que le domiciliataire fournit.

Rédaction d’un contrat de domiciliation, ce qu’il faut savoir

Un contrat de domiciliation est un document écrit qui doit être approuvé et signé par les deux parties. Par ailleurs, il est essentiel de retrouver les différents points qui suivent dans ce document :

• Le délai convenu pour la domiciliation. Il faut noter que la durée d’un contrat de domiciliation ne doit pas faire moins de 3 mois. Par ailleurs, cette durée est renouvelable.
• L’objet du contrat, c’est-à-dire, contrat de domiciliation,
• Le domicile ou le local de domiciliation (son adresse),
• Le numéro d’habilitation octroyé par le préfet du département,
• Les services octroyés par la société domiciliataire,
• Les obligations de l’entreprise domiciliataire,
• Le montant de la cotisation convenu,
• La valeur du dépôt de garantie,
• Le mode de paiement convenu,
• Le délai de préavis en cas d’anticipation de résiliation du contrat de domiciliation.

Comment résilier un contrat de domiciliation ?

Il est possible de résilier un contrat de domiciliation à tout moment. Toutefois, les deux parties doivent respecter le délai de préavis stipulé dans le contrat. Par ailleurs, afin de mettre fin au contrat de domiciliation, il faut transmettre une lettre recommandée à la partie qui subit l’acte de résiliation. Elle doit ensuite accuser la réception de la lettre. Ensuite, si l’entreprise domiciliée prévoit de changer l’adresse de domiciliation, il sera dans l’obligation de réaliser une action de transfert de siège social.

Création d’une entreprise : les impératifs à connaitre

Si vous voulez réussir votre entreprise, vous devez respecter les étapes qui suivent dans sa démarche de création :

• Trouver le bon concept et la bonne idée à lancer,
• Évaluer la faisabilité et la viabilité de l’idée de projet en menant une étude marché et en établissant un business plan,
• Trouver le financement idéal pour couvrir les besoins financiers de l’entreprise à créer durant son lancement et les premiers mois de son exploitation,
• Choisir un local pour domicilier l’entreprise,
• Opter pour la meilleure forme juridique en se basant sur le type d’activité, le besoin de partenariat, le chiffre d’affaires visé et le régime fiscal et social,
• Immatriculer l’entreprise. Ce qui va vous demander de respecter les démarches qui suivent :
  • Rédiger les statuts de la société si vous avez choisi une forme juridique sociétaire,
  • Rassembler le capital social de la société et en faire le dépôt sur le compte en banque de l’entreprise,
  • Diffuser une publicité légale dans un journal d’annonce légale afin de faire connaitre la création de la société,
  • Déclarer la création de l’activité et demander son numéro d’immatriculation en ligne, sur le site de l’INPI, le guichet unique.