Conventions réglementées en SARL : définition, procédure et exemples

Durant la phase de création d’une SARL, il est important de rédiger des statuts en bonne et due forme. Ces statuts encadrent le mode de fonctionnement de la société. Ils permettent également de déterminer les conditions pour devenir actionnaire d’une petite entreprise SARL ou un associé. Ainsi, dès cette phase de création, il est important de mentionner les types de conventions qu’il est possible de passer au sein de la SARL. En effet, en SARL, on peut établir des conventions règlementées. Il est aussi possible de rédiger des conventions courantes. Mais on a également des conventions interdites qu’il faut connaitre. Concernant la convention règlementée, l’établissement de ce contrat est tout particulièrement règlementé. Il faut connaitre les procédures avant de mettre en place des conventions règlementées.

Connaitre ce qu’est une convention règlementée en SARL

La convention règlementée en SARL par définition

Tout comme les règles de révocation d’un gérant dans une SARL, il faut aussi bien définir la procédure d’établissement des conventions règlementées. À noter que dans une SARL, il y a des conventions habituelles qui peuvent être établies. Il s’agit de conventions normales ou conventions courantes. Ces conventions ont la spécificité d’être établies librement, et sans contrainte. Mais il existe également des conventions qui ne peuvent être établies dans une SARL, parce qu’interdites par le législateur. Il s’agit des conventions interdites. Ce sont aussi des conventions limitées. Et lorsque les conventions sont limitées, mais pas interdites, elles sont appelées conventions règlementées. Ce qui veut dire qu’avant leur établissement et dans leur application, ces conventions doivent respecter des procédures et des règles strictes. On doit aussi procéder à un contrôle quant à leur application et aux résultats que ces conventions règlementées ont engendrés.

Une convention courante en SARL, c’est quoi ?

On parle de convention courante pour les contrats passés entre la SARL, son ou ses associés. Cependant, l’objet de la convention doit concerner les activités internes de la société. Comme exemple, on peut prendre un gérant qui souhaite acquérir des biens produits par la SARL. Dans ce cas, le gérant n’aura pas à suivre les démarches spécifiques d’une convention règlementée. Il peut également passer par la convention courante pour offrir une prestation de service à la société, si cette dernière entre dans le cadre des activités de la société. Ici aussi, le gérant n’aura pas besoin de passer par une convention règlementée. Par contre, le gérant ou l’associé ne doit pas avoir de privilège particulier. Par exemple, si un fournisseur a déjà proposé un prix sur une prestation de service, l’associé ou le gérant doit aussi pouvoir proposer le même tarif sur la même prestation. Si le prix augmente, il doit pouvoir le justifier.

Quid des conventions interdites ?

Concernant les conventions interdites, il s’agit de contrats qui ne peuvent être établis entre la SARL et ses associés ou son gérant. Cette interdiction est stipulée dans le Code de commerce, dans son article L223-21. Cela concerne les contrats ci-après :

• La SARL conclut un contrat avec un gérant ou un associé qui lui permet d’emprunter de l’argent au niveau de la société SARL,
• La SARL conclut une convention avec un gérant ou un associé, l’autorisant à obtenir un découvert
• Un associé ou un gérant obtient un cautionnement de la SARL pour couvrir ses engagements envers un tiers.

En cas de constatation de l’établissement d’une convention avec les objets sus mentionnés, le contrat établi sera annulé. La demande d’annulation peut provenir de l’un des associés ou formuler par un tiers.

Procédure à prendre en compte pour l’établissement, l’application et la validation des conventions règlementées en SARL

Si la convention établie entre un gérant ou un associé et la SARL ne relève d’un contrat courant ou d’une convention interdite, sa rédaction doit respecter une procédure précise. Cette démarche consiste à avoir l’approbation des autres associés qui vont faire le contrôle. Sans l’autorisation des autres associés, la SARL n’a pas le droit de signer la convention. Il faut par contre noter que cette démarche d’approbation peut se faire avant la signature du contrat ou après la réalisation de la convention. Dans ce cas, on fera un contrôle de l’application du contenu. Il sera aussi nécessaire de présenter un rapport aux associés.

Approbation de la convention règlementée par les associés, avant sa conclusion

Le gérant organise une assemblée générale des associés pour avoir leur approbation concernant la convention règlementée. L’objectif étant de signer ladite convention, validant cette approbation. De ce fait, la démarche d’approbation ne peut se faire que si les conditions qui suivent sont réunies :

• La convention est établie avec le gérant qui n’est pas associé de la société SARL,
• La société SARL n’a pas de commissaire aux comptes dans sa structure organisationnelle,
• L’approbation est effectuée durant l’assemblée générale des associés et fait l’objet d’un contrôle,
• Le gérant qui n’est pas associé de l’entreprise doit présenter les tenants et aboutissants de la convention ainsi que ses caractéristiques,
• L’approbation doit être prise par la majorité des associés ou des parts sociales qui sont représentées.

Approbation de la convention règlementée par les associés, après sa réalisation

On peut aussi procéder à la validation de la convention règlementée a posteriori. Dans ce cas, la procédure reste la même. C’est-à-dire qu’il faut passer par l’approbation des associés durant une assemblée générale. Généralement, cette approbation s’effectue en AGO. Ce qui veut dire qu’on présente la convention durant l’assemblée générale ordinaire des associés qui se tient tous les ans. Il revient au gérant de présenter le rapport de la convention dans ce cas. Mais il est aussi possible que cette tâche revienne au commissaire aux comptes, si la SARL en dispose. À noter dans ce cas que l’associé, partie bénéficiaire de la convention règlementée, n’a pas le droit de voter. Il faut aussi une procédure de contrôle afin d’engager la responsabilité du gérant ou de l’associé contractant. À noter également que si la SARL a un commissaire aux comptes, ce commissaire aux comptes doit être tenu au courant bien à l’avance. Ce qui veut dire qu’il faut un mois pour l’aviser, avant la présentation du rapport de la convention règlementée.

Les sanctions encourues en cas de non validation de la convention règlementée

La convention règlementée n’est pas approuvée par les associés a posteriori

Si après sa conclusion, la convention règlementée n’a pas été approuvée par les associés, elle ne fera pas l’objet d’une annulation. Cependant, les associés ou le gérant bénéficiaire de la convention doivent assumer seuls les conséquences du contrat sur le bon fonctionnement de la SARL. Le gérant ou l’associé aura la responsabilité de supporter les préjudices causés sur la société.

Les conventions règlementées ne sont pas passées par la procédure de demande d’autorisation des associés

Si une ou des conventions règlementées ne sont pas passées par la procédure de validation des associés, elles seront annulées. Cependant, comme l’action a été réalisée, il revient à l’associé ou le gérant signataire de supporter les conséquences sur la société. Autrement dit, les signataires de la convention supporteront seuls la responsabilité en cas de méfaits sur la SARL.

Comment créer une société à responsabilité limitée ?

Si vous souhaitez créer une SARL et pouvoir établir des conventions courantes ou règlementées, voici ce qu’il faut savoir :

• Rédiger les statuts de la SARL où l’on doit présenter les conditions et procédures concernant les conventions établies au sein de l’entreprise. Ces statuts doivent respecter le code de commerce et le droit des sociétés. On y stipulera aussi les conditions et quorum à respecter en cas de vote. Les statuts définiront également ce que le gérant peut faire ou non. On y mentionnera aussi le rôle et responsabilité d’un commissaire aux comptes, si besoin est.
• Constitution du capital social qui doit être déposé sur le compte en banque au nom de la société à responsabilité limitée. Le capital social peut aussi être enregistré chez un notaire.
• Diffusion d’une publicité légale pour faire connaitre la création de la société à responsabilité limitée,
• Immatriculation de la société à responsabilité limitée, en passant par le site de l’INPI. Il revient au gérant de remplir le formulaire en ligne y afférent. Le gérant doit aussi choisir et remplir la case concernant le régime d’imposition et de taxation à la TVA.