Convention réglementée en SAS : obligations légales et exemples pratiques

Une SAS est une société qui a l’obligation de rédiger des statuts qui définissent les règles de gestion et de fonctionnement de l’organisation. Mis à part ces statuts, une SAS peut également établir des conventions diverses qui vont régir ses fonctionnements. Ces conventions seront là pour encadrer les relations avec les partenaires par exemple. Les conventions établies par la SAS sont aussi essentielles pour assurer le cadrage des accords mis en place avec les fournisseurs ou certains clients. Par ailleurs, si ces conventions sont rédigées de manière automatique entre la SAS et les autres acteurs concernés, la société peut aussi établir ce qu’on appelle convention règlementée. Cela est par exemple nécessaire pour une holding animatrice et doit respecter le cadrage comme stipulé par le Code du commerce. Quid de cette convention règlementée en SAS ? Quelles règles à appliquer et les obligations à prendre en compte ? On vous fait le point dans ces quelques lignes.

Ce qu’il faut savoir sur la convention réglementée en SAS

La convention règlementée en SAS par définition

Au sein d’une SAS ou société par actions simplifiée, il est possible d’établir différents types de conventions ou de contrats. En effet, l’avantage avec ce type de statut juridique, c’est la souplesse dans la gestion de la société. Cependant, même si l’établissement d’un contrat ou d’une convention est totalement libre, le fond est tout particulièrement encadré et cette liberté a de ce fait, beaucoup de limites. Cela concerne surtout les conventions et les contrats qui sont rédigés entre la société et les dirigeants de la SAS. Ces dirigeants peuvent être le président de la SAS ou son directeur général. Ce sera aussi le cas si le contrat ou la convention est établi entre la SAS et l’un des actionnaires de la société. Par contre, cette limite ne concerne que l’actionnaire qui possède au moins 10 % d’actions dans le capital de la SAS. Pour ces cas, il s’agira de ce que l’on appelle conventions règlementées. De ce fait, une convention règlementée concerne toutes les conventions qui doivent passer par une démarche de validation au niveau de l’assemblée générale de actionnaires de la SAS. En d’autres termes, les conventions collectives d’une SAS vont permettre d’éviter que certains associés disposent d’avantages exceptionnels. Cela peut par exemple être le cas d’une rémunération au compte courant d’associé qui soit excessive.

Quelques exemples de situations nécessitant la rédaction d’une convention règlementée en SAS

La mise en place d’une convention règlementée au sein d’une SAS permet donc de demander l’approbation des associés avant de valider une situation. Parmi les situations qui peuvent demander la rédaction de cette convention règlementée, on peut noter les cas qui suivent :

• Augmentation du salaire d’un dirigeant. Cette augmentation peut être perçue comme trop excessive,
• Octroi d’une indemnité spécifique au dirigeant qui n’a pas été prévue,
• Changement dans le contenu du contrat de travail du dirigeant,
• Mis en place d’un compte courant d’associé ou d’actionnaire qui déroge aux règles établies dans les statuts de la société SAS,
• Transaction sur un bien qui se fait entre la SAS et un dirigeant de la société.

Tout cela peut demander la mise en place d’une convention collective pour éviter de léser certains associés ou dirigeants au profit d’autres.

Les autres types de conventions autres que les conventions règlementées qu’on peut avoir au sein d’une SAS

On peut aussi avoir d’autres types de conventions au sein d’une SAS qu’il faut connaitre.

Les conventions interdites

Des conventions qui sont établies entre le dirigeant, président ou directeur général, d’une SAS peuvent être interdites. Cela concerne les situations qui suivent :

• Prêts demandés par le président ou un autre dirigeant de la SAS au niveau de la société,
• Découverts sur un compte courant d’associé demandés par la société à l’endroit d’un dirigeant de la SAS,
• Cautionnement de la SAS au profit de son dirigeant afin d’assurer le recouvrement d’un engagement effectué par ce dernier vis-à-vis d’un tiers.

Dans le cas où la SAS et son dirigeant, comme le président, établissent une convention pour l’un de ces cas, elle sera nulle et ne peut être prise en compte. De ce fait, le président ou directeur sera soumis à ses responsabilités si de telles conventions venaient à être établies. La responsabilité peut dans ce cas être civile ou pénale. En effet, ces situations s’alignent aux intérêts personnels du dirigeant et non à ceux de la société. Par ailleurs, même si les conventions sont établies avec des personnes règlementées au sein de la société, elles seront interdites. Elles ne peuvent pas être considérées comme des conventions règlementées.

Les conventions courantes

Si la société SAS et son dirigeant établissent des conventions courantes, ces dernières ne peuvent être conclues comme étant des conventions règlementées. En ce sens que certaines de ces conventions peuvent avoir été établies sans aucun contrôle. Et ceci, dans le cadre d’une opération courante effectuée par la SAS. Dans ce cas, même si la convention est établie entre la société SAS et des personnes règlementées (président, directeur général, associés, actionnaires), elles ne sont pas considérées comme conventions règlementées. Ces conventions courantes sont enregistrées comme des conventions entrant dans l’activité courante de l’entreprise SAS. On peut alors établir une convention courante dans les cas qui suivent :

• Conventions établies dans le cadre des opérations courantes réalisées au sein de l’entreprise,
• Conventions établies dans le cadre de la réalisation du secteur d’activité de la SAS,
• Contrats réalisés pour des pratiques avec la SAS et au même titre que si ces dernières ont été effectuées avec des clients de l’entreprise.

Pour ces diverses situations, même s’il ne s’agit pas de conventions règlementées, elles ne sont pas interdites. De ce fait, elles entrent dans le cadre d’une convention courante qui ne demande aucune procédure de contrôle.

Les conventions règlementées : pour qui ? Comment les établir ?

Les personnes règlementées

Tout le monde au sein de la société SAS n’est pas concerné par la convention règlementée. Il y a des individus spécifiques qu’on appelle personnes règlementées qui peuvent jouir de l’établissement des conventions règlementées. Les personnes règlementées sont celles qui suivent :

• Le président de la société,
• Les dirigeants comme le directeur général ou les autres directeurs de la SAS,
• Les associés qui sont en possession de plus de 10 % des actions ou des parts dans le capital social de la société,
• Chaque associé personne morale respectant les conditions du Code du commerce dans son article L.233-3 et qui a un pouvoir de contrôle sur la société SAS,
• Les individus qui ont une relation familiale avec les personnes qu’on a mentionnées ci-dessus et qui sont considérées comme personnes règlementées.

Toutefois, avant de pouvoir établir des conventions règlementées, ces personnes doivent avoir l’approbation de l’assemblée générale des actionnaires. Ce qui veut dire que leur titre de personnes règlementées doit être validé par l’assemblée générale des associés de la société SAS.

Procédures d’établissement des conventions règlementées

L’étape de contrôle en assemblée générale des associés

La mise en place d’une convention règlementée demande des démarches qu’il faut respecter scrupuleusement. Et cela, en référence et en respect de l’art. L.227-10 du Code du commerce. Selon cet article, les conventions règlementées établies par les sociétés par actions simplifiées doivent faire l’objet d’un contrôle. Il revient à l’assemblée générale des associés de réaliser cette procédure de contrôle. Elle est à faire à la fin du temps imparti et mentionné dans la convention règlementée. Le but étant de valider et d’approuver les tenants et aboutissants du contenu de la convention. Dans ce cas, c’est au commissaire aux comptes d’assurer la présentation du rapport issu de l’application de la convention règlementée aux associés. A noter que ce reporting est à faire durant l’assemblée générale ordinaire des associés ou AGO. Cette dernière se tient généralement tous les ans. Autrement dit, durant cette assemblée générale, on effectuera les opérations qui suivent :

• Présentation du rapport de convention règlementée. Il sera à faire par le commissaire aux comptes ou le président de la société.
• Approbation et validation du rapport présenté par les associés de la SAS.
• Prise de décision des associés. Ces derniers doivent en effet, statuer sur le rapport établi.

Par ailleurs, dans le rapport qui a été établi, il faudra trouver les éléments qui suivent :

• Listing des conventions qui doivent être validées par les associés,
• Identification des personnes règlementées qui bénéficient des conventions règlementées,
• Spécificités de chaque convention règlementée,
• Biens ou services compris dans la réalisation de la convention règlementée.

A noter qu’il est possible que des désaccords soient soulevés lors de la validation de la convention règlementée. Dans ce cas, l’approbation n’est pas unanime. Par conséquent, en cas de répercussions négatives vis-à-vis de la société, l’associé ou le dirigeant concerné sera entièrement responsable des méfaits.

Le cas d’une SASU ou société par actions simplifiée unipersonnelle

Concernant la SASU, sa spécificité demeure dans le fait qu’elle n’a qu’un seul associé. De ce fait, la procédure permettant de finaliser les conventions règlementées est beaucoup plus simple. Pour cela, on considèrera les points qui suivent :

• Mentionner dans le registre des décisions la procédure de mise en place de conventions règlementées entre la société SASU et le dirigeant ou l’associé unique. Cependant, ce dernier doit aussi endosser le rôle de président de la société.
• La procédure de mention dans le registre des décisions n’est pas nécessaire si les conventions règlementées ont été établies avec l’associé unique qui n’a pas le rôle de dirigeant.

Est-il possible de procéder à l’annulation des conventions règlementées établies au sein d’une SAS ?

On peut procéder à l’annulation d’une convention règlementée pour les deux cas qui suivent :

• L’une ou l’autre partie signataire de la convention règlementée prend une décision unilatérale de rompre le contrat. Et cela, en se basant sur un cadrage légal ou contractuel spécifique,
• Les deux parties signataires de la convention règlementée décident d’un commun accord de rompre la convention.

Procédure à prendre en compte pour créer une entreprise SAS

La procédure de création d’une entreprise SAS demande le respect de certaines étapes. En effet, sans avoir le statut d’entreprise SAS ou d’en devenir associé ou dirigeant, vous ne pourrez pas établir des conventions règlementées en SAS.

Pourquoi se lance dans la création d’une SAS ?

Avant de se lancer dans la procédure de création d’une SAS en ligne, on peut se demander pour quel intérêt monter ce type de structure. Il faut noter dans ce cas qu’une entreprise SAS est surtout appréciée pour sa liberté. Cette liberté se constate dans la rédaction des statuts de l’entreprise. Ce qui veut dire que les associés ou actionnaires de l’entreprise sont libres de définir les paramètres de gestion et les principes de fonctionnement de l’entité. Par exemple, il lui est possible de rédiger différents types de conventions comme les conventions règlementées, au bénéfice des dirigeants et de l’entreprise. Une entreprise SAS peut aussi exercer de nombreuses activités. Et cela, que ce soit dans le domaine agricole, commercial, ou dans les professions libérales. Pour terminer et contrairement à une SARL ou une SCI par exemple, il est plus facile de céder les actions d’une entreprise SAS. Il en sera de même pour une procédure de transmission de ses titres et participations au sein de l’entreprise.

Les étapes à considérer pour créer une SAS

Activités règlementées : une procédure à respecter

Si vous souhaitez lancer une entreprise SAS avec une activité règlementée, vous devez tout d’abord prévoir les points qui suivent :

• Avoir un diplôme concernant l’activité à réaliser,
• S’enregistrer à une assurance,
• Posséder la garantie financière exigée pour la réalisation de l’activité,
• Être enregistre à l’Ordre professionnel du métier et de l’activité à lancer.

Les démarches administratives à considérer

Avant de monter votre entreprise et pouvoir établir des conventions règlementées en SAS, vous devez :

• Opter pour le statut juridique de l’entreprise : SAS ou SASU,
• Rédiger les statuts de l’entreprise. Il est possible d’y définir les conditions d’ouverture de comptes courants, les conditions pour conclure des conventions courantes ou conventions règlementées en SAS, etc. On peut aussi déterminer les spécificités des conventions interdites. Il est également possible d’y mentionner les rôles d’un commissaire aux comptes ou CAC, en se référant au code du commerce.
• Constituer le capital social et le déposer à la banque,
• Diffuser un avis de constitution dans un journal d’annonce légale,
• Immatriculer la société sur le site de l’INPI.