Indemnités kilométriques du gérant de SARL : Règles, barème et remboursement

En tant que dirigeant, la gestion quotidienne d'une entreprise implique de nombreux déplacements professionnels, et ce, régulièrement. Qu'il s'agisse de rencontrer un client, de se rendre chez un fournisseur ou de participer à une réunion stratégique, l'utilisation d'un véhicule personnel pour l'activité de la société engendre des dépenses qu'il est légitime de se faire rembourser. Pour le gérant de SARL, ces indemnités kilométriques et ces frais représentent un sujet technique (mais non négligeable) pour optimiser la gestion financière de sa société.

Pour éviter tout risque fiscal lors d’un contrôle de l’administration, faites en sorte de maîtriser les règles en vigueur à chaque fois. Mettez-vous toujours à jour. Le calcul, le barème applicable et les conditions de remboursement au sein d'une SARL consistent à rembourser un dirigeant de cette entreprise au cours de l'année, en s'appuyant sur un compte dédié à ces déplacements professionnels.

Le statut du gérant de SARL face aux frais kilométriques

Pour pouvoir bénéficier d'un remboursement de ses frais de déplacements professionnels, la situation du dirigeant de SARL doit non seulement être analysée selon son mandat social, mais aussi selon la fonction exercée et selon que vous êtes gérant majoritaire ou minoritaire/égalitaire au sein de la société.

Le gérant majoritaire de SARL possède un statut particulier, mais la prise en charge de ses dépenses par l'entreprise obéit à des principes stricts. Le principe de base repose sur l'utilisation d'un véhicule personnel pour des trajets professionnels. Il est simple d'établir une note de frais mensuelle, rattachée à un compte comptable spécifique, et de calculer des indemnités kilométriques précises pour chaque déplacement. 

Cette manière de procéder permet à la société de rembourser les sommes engagées sur l'année sans que cela ne soit considéré comme un complément de rémunération déguisé, sous réserve de respecter certaines limites fixées par l'entreprise. En matière de charges, ces sommes sont déductibles du résultat fiscal de la SARL, à condition de ne pas excéder les limites prévues par l'administration fiscale et de pouvoir justifier la réalité des déplacements de l'entreprise. 

Principe et calcul du barème kilométrique 

Pour évaluer le montant des indemnités kilométriques sur l'année, l'administration met en place un barème officiel qui convient à toute société. Ce barème prend en compte la puissance administrative du véhicule (exprimée en chevaux fiscaux ou CV) ainsi que le nombre de kilomètres parcourus au cours de l'exercice pour les besoins de l'entreprise. 

Le calcul de la distance parcourue doit résulter de trajets réels et nécessaires à l'activité. Le lieu de travail fixe et le trajet domicile-lieu de travail sont, par principe, exclus de ce calcul, sauf exception liée à l'éloignement ou à des conditions particulières d'exercice lors de vos déplacements professionnels. 

Pour appliquer correctement le barème de manière simple, vous devez vous munir de votre carte grise. La puissance fiscale y figure explicitement. Le montant total du remboursement par la société s'obtient en multipliant le nombre de km par le taux correspondant du barème. Ce système forfaitaire évite d'avoir à additionner chaque fois une facture de carburant, d'entretien ou de réparation au cas par cas, simplifiant ainsi la gestion du compte comptable de ces frais pour la SARL. 

Ce dispositif s'applique également aux salariés de l'entreprise effectuant des déplacements professionnels. Mais, ici, les gérants de SARL doivent non seulement faire preuve d'une vigilance accrue, mais aussi veiller à ne pas confondre ce véhicule personnel et un véhicule de fonction.

Les conditions pour se faire rembourser en SARL

Le remboursement des frais kilométriques au sein d'une SARL non justifié n'est pas toléré. Pour que la charge soit admise par l'administration, plusieurs conditions doivent être réunies par l'entreprise. 

• Le véhicule utilisé pour vos déplacements professionnels doit être la propriété du gérant ou de son conjoint, et non au nom de la société. 
• Chaque déplacement doit revêtir un caractère strictement professionnel pour le compte de la SARL. 
• Le dirigeant doit conserver tous les justificatifs nécessaires sur l'année (agenda professionnel, objet des déplacements, nombre de kilomètres, date, et parfois factures d'entretien pour prouver la réalité de l'utilisation de son véhicule). 

Si ces conditions ne sont pas respectées, le remboursement de ces indemnités kilométriques par la société risque d'être requalifié par les impôts. Cela entraînerait des charges sociales supplémentaires et une imposition sur le revenu pour le bénéficiaire au sein de l'entreprise. 

Parfois, il arrive qu’une société traverse une phase d'inactivité passagère et envisage une mise en sommeil de SARL dont les incidences sur le compte bancaire doivent être anticipées. Dans ce cas, les déplacements professionnels cessent de la même manière que le versement des indemnités.

Justificatifs et conservation des pièces

La charge de la preuve repose entièrement sur le contribuable et l'entreprise. En cas de contrôle fiscal, l'administration est en droit de réclamer l'ensemble des éléments justificatifs de l'année ayant servi à calculer le montant des indemnités kilométriques versé par la SARL. 

Il ne suffit pas d'inscrire une simple ligne de frais sur un compte bancaire ou dans la comptabilité de la société sans y associer un dossier rigoureux. Chaque déplacement de la SARL en véhicule personnel doit pouvoir être tracé. 

Vous feriez mieux de tenir un carnet de bord précis mentionnant la date du trajet professionnel, le lieu de départ et d'arrivée, et le nombre de kilomètres parcourus. N’oubliez pas non plus l'objet professionnel de la visite ou de la réunion, ainsi que le nom du client ou du partenaire rencontré. La conservation de ces documents au sein de l'entreprise doit être assurée pendant un délai légal afin de garantir une sécurité juridique totale pour la SARL en cas de contrôle sur l'année écoulée. 

Le traitement comptable et fiscal

Du côté de la comptabilité de la société, le remboursement des indemnités kilométriques constitue une charge déductible pour la SARL, ce qui réduit l'impôt sur les sociétés (IS). Pour comptabiliser ces opérations de frais, le comptable de l'entreprise utilise généralement un compte dédié aux déplacements professionnels ou aux notes de frais.

Vous devez veiller à ce que le montant versé par la SARL, non seulement respecte, mais ne dépasse pas non plus les limites du barème légal pour l'année. Si l'entreprise veut rembourser une somme supérieure au barème officiel, la fraction excédentaire sera considérée comme un avantage en nature ou un complément de rémunération, soumis à des charges sociales et fiscalement imposable.

Recourez aux services d’un expert-comptable pour valider la ligne de calcul au sein de la SARL et vous assurer que l'utilisation du véhicule personnel lors de vos déplacements est correctement déclarée par la société sur son compte de résultat. Si vous voulez garantir la transparence et éviter tout redressement qui pourrait fragiliser la santé financière de la structure, c’est uniquement grâce à une gestion pointue.

Véhicule personnel ou location longue durée (LLD) ?

Lorsqu'une SARL se développe au fil de l'année, il faut se décider définitivement entre l'utilisation de l'automobile personnelle du mandataire et la souscription d'un contrat de location par la société. Un parc en LLD modifie l'imputation des charges déductibles sur le compte de l'entreprise et supprime la gestion d'une note de frais mensuelle liée aux déplacements.

Néanmoins, pour chaque gérant, salarié ou associé de la SARL préférant conserver son propre véhicule, le remboursement des indemnités kilométriques est un excellent moyen pour percevoir un montant non soumis à l'impôt sur le revenu. Il devrait tout de même compter sur les conseils de l'expert-comptable pour vérifier la date et l'année fiscale en cours. En même temps, il pourra valider chaque facture d'entretien, de réparation ou d'assurance pour que le barème et la distance parcourue s'accordent avec le compte bancaire de la société lors de chaque trajet professionnel. 

Incidences des règles de responsabilité civile et des contrats d'assurance

Le conducteur est exposé à des risques spécifiques hors du trajet domicile-lieu de travail classique s’il décide de conduire ce véhicule pour les besoins des déplacements professionnels de la SARL. Il faut donc penser à la souscription d'une assurance professionnelle complémentaire par l'entreprise. Cela afin de couvrir les pannes, les frais de stationnement et chaque facture de réparation automobile imputée sur le compte de la société. 

En cas de contrôle fiscal portant sur l'année, l'administration de la société scrute autant le barème et la distance parcourue que la concordance des justificatifs et des sources contractuelles. Ces derniers garantissent que chaque frais engagé par la SARL pour vos déplacements répond strictement aux exigences du droit social et fiscal. 

Le gérant majoritaire ou l'associé de la SARL doit ainsi veiller à ce que chaque note de frais, chaque montant d'indemnités kilométriques et chaque ligne de compte respectent la bonne règle face à l'administration, aux impôts et aux charges déductibles de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une SARL, SAS ou SASU. 

De même, si vous envisagez de poursuivre votre activité ou de vous partir en retraite, sachez que si un retraité peut être gérant d'une SARL, les principes de remboursement des frais de déplacement restent rigoureusement identiques. 

Préparer l'avenir de son entreprise en toute sérénité

Oui, intégrer ces indemnités kilométriques et ces frais professionnels dans la gestion d'une SARL est un excellent moyen pour l'entreprise de rembourser et de rémunérer les efforts et les dépenses du gérant sans alourdir inutilement les charges salariales. Le dirigeant s’assure d’une tranquillité d’esprit totale face aux exigences de l’administration s’il respecte les conditions réunies. Respecter les barèmes au sein du compte de la société sur toute l'année, tenir un journal de bord irréprochable et veiller à la nature professionnelle de chaque déplacement en véhicule pour la SARL. Il doit aussi s'appuyer à chaque étape sur le calcul exact de ses indemnités kilométriques. 

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