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Comptabilité en SASU — Comprendre et respecter les obligations


Comptabilité en SASU

Au-delà des formalités de création du SASU, vous devez également accorder une attention particulière à sa comptabilité. En effet, elle joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans cet article, nous vous l’expliquerons en détail ainsi que ses obligations auxquelles la SASU est soumise. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions sévères, il est donc crucial de les comprendre et de les respecter.

Les avantages d’une SASU en tant que forme juridique

La SASU, ou société par actions simplifiée unipersonnelle, présente de nombreux attraits en tant que forme juridique pour les entrepreneurs. Étant une société distincte de son associé unique, elle offre une protection du patrimoine personnel de ce dernier. Elle limite ainsi sa responsabilité financière aux apports en capital social. De plus, sa grande flexibilité permet à l’associé unique d’organiser la société selon ses préférences, déléguant certaines décisions à des organes spécifiques. Contrairement à la société anonyme, le capital social de la SASU peut être librement déterminé. De plus, elle peut évoluer naturellement vers une forme pluripersonnelle (SAS). 

L’importance de la comptabilité d’une entreprise unipersonnelle

La comptabilité joue un rôle essentiel dans la gestion financière d’une entreprise unipersonnelle telle que la SASU. Cette comptabilité permet de maîtriser les aspects financiers en suivant les différentes opérations, telles que les :
  • dépôts, 
  • retraits 
  • et les crédits bancaires de l’entreprise. 
Cependant, il convient de souligner que la comptabilité de l’entreprise peut être complexe. Par conséquent, elle mérite une attention particulière pour éviter les poursuites judiciaires et fiscales en cas de mauvaise gestion financière.

Les grands principes de la comptabilité d’une SASU

Pour respecter les obligations comptables de son entreprise, le président de la SASU doit suivre certains principes essentiels. Tout d’abord, il doit mettre en place un plan comptable lors de la création de l’entreprise. Pour cela, il utilise le Plan Comptable Général comme référence pour l’activité de la SASU. C’est d’autant plus important lors d’investissement significatifs pour une SASU immobilière par exemple.

Ensuite, il est nécessaire de comptabiliser les opérations commerciales et les taxes afin d’avoir une vision précise de l’activité financière de l’entreprise. La conformité des factures est également un aspect crucial de la comptabilité en SASU. En effet, elles permettent de garantir la traçabilité des opérations et la régularité fiscale. L’inventaire du patrimoine de l’entreprise doit également être effectué de manière périodique. Cela permet d’évaluer les actifs et les passifs de l’entreprise dans ses documents de comptabilité.

Enfin, il est impératif de conserver des traces écrites des mouvements comptables réalisés, assurant ainsi la transparence de l’entreprise. 

Obligation d’ouvrir un compte bancaire à la création de la SASU

Selon l’article L123-24 du Code de Commerce, la SASU est légalement tenue d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Elle pourra y déposer le capital social de l’entreprise. Ce compte joue un rôle crucial dans le processus d’immatriculation de la société. En l’ouvrant, la SASU peut procéder à son immatriculation auprès des autorités compétentes.

L’une des principales raisons d’ouvrir un compte bancaire professionnel est de séparer les flux financiers de l’entreprise des transactions bancaires personnelles du président. Cette séparation est essentielle pour maintenir la traçabilité des mouvements financiers de la SASU. Elle garantit également une comptabilité claire et transparente.

En outre, les relevés bancaires issus de ce compte professionnel jouent un rôle critique dans la gestion comptable de la société. Ils servent de référence pour établir les comptes sociaux de la SASU. Ainsi, ils offrent une base solide pour la préparation des déclarations fiscales et autres obligations comptables.

Les obligations de comptabilité quotidiennes 

Conformément à l’article R123-174 du Code de Commerce, la SASU est soumise à certaines obligations comptables essentielles au quotidien. La première de ces obligations consiste à tenir des journaux comptables et un grand livre comptable pour l’entreprise. Ces journaux comptables jouent un rôle crucial. Ils permettent d’enregistrer de manière chronologique toutes les opérations financières de la SASU. Et ceci se fait depuis la création de l’entreprise. Les journaux de comptabilité fournissent ainsi un suivi complet de l’évolution financière de la société.

Ces journaux comptables regroupent également plusieurs journaux auxiliaires. Chacun de ces journaux de comptabilité consigne des informations spécifiques concernant les débits et les crédits des comptes correspondants. Ces principaux journaux comptables mettent en évidence le journal :
  • des achats, 
  • des ventes, 
  • de caisse, 
  • le journal de banque 
  • et le journal des opérations diverses (OD).
Parallèlement, le grand livre comptable enregistre l’ensemble des mouvements financiers par compte. Ils sont classés selon un ordre numérique dans ce document comptables de la SASU. Pour assurer une traçabilité complète, le journal comptable doit mentionner les informations suivantes : 
  • date de l’opération ;
  • numéros des comptes impactés ;
  • libellés des écritures pour chaque compte ;
  • numéros des pièces justificatives ;
  • montants débités et crédités. 

Obligations de dépôts des comptes annuels

Les obligations de dépôt des comptes annuels en SASU impliquent la préparation d’un bilan comptable, d’un compte des résultats et d’une annexe. Ces documents reflètent la comptabilité de l’entreprise au cours de l’année. Le représentant légal de la société établit ces comptes annuels à partir des enregistrements comptables et de l’inventaire. Les comptes sociaux doivent être déposés au RCS pour garantir la transparence de l’entreprise. Ce dépôt doit se réaliser dans les six mois suivants la clôture de l’exercice.

En plus des comptes annuels, le président de la SASU doit déposer plusieurs documents de comptabilité au greffe du tribunal de commerce. Ils s’accompagnent des comptes consolidés de l’entreprise. Le dépôt électronique des documents comptables de l’entreprise s’effectue dans les deux mois après l’approbation. Pour ce qui est du dépôt manuscrit, il doit se faire dans le mois qui suit l’approbation. Prévoyez également des frais de dépôts de ces documents comptables. En revanche, si vous êtes un associé unique et président, votre signature ainsi que votre dépôt remplacent l’approbation.

Bien que la SASU puisse bénéficier d’un accord de confidentialité en tant que micro-entreprise, certaines exceptions s’appliquent. Les établissements de crédit et de financement, les sociétés cotées, les holdings, et les entreprises d’assurances ne peuvent prétendre à cet accord.

Obligation de comptabilité pour un régime simplifié

Dans le cadre du régime simplifié, les obligations comptables pour une SASU sont allégées. Concrètement, cela implique de déclarer annuellement la TVA de votre entreprise et de s’acquitter de ses acomptes. Par rapport à d’autres régimes, les tâches comptables de la société par actons simplifiée unipersonnelle sont simplifiées. Cependant, elles restent essentielles pour une gestion financière rigoureuse.

En tant que président de la SASU, vous devez enregistrer les encaissements et les décaissements dans les livres comptables de l’entreprise. De plus, à la fin de l’exercice comptable, il est nécessaire de constater les créances et les dettes de la société. Il est primordial de maintenir une comptabilité organisée pour une gestion financière optimale de votre SASU. Cela permettra non seulement de respecter les règles fiscales en vigueur. Mais aussi, d’avoir une vision claire de la santé financière de votre entreprise.

Obligation de faire un inventaire du patrimoine de la SASU

L’inventaire du patrimoine de la SASU constitue une formalité essentielle pour vérifier l’existence des biens patrimoniaux de l’entreprise. Il sert également de référence pour l’établissement des comptes annuels de la société. Cette procédure doit être réalisée une fois par an, soit tous les 12 mois.

Le responsable de la comptabilité de la SASU, qu’il s’agisse de l’actionnaire unique ou de l’expert-comptable, est chargé de cette tâche. L’inventaire consiste à dresser une liste exhaustive de l’ensemble des actifs et des passifs de la société mentionnés dans le bilan comptable. Cette obligation permet ainsi de garantir la transparence financière de la SASU en identifiant et en évaluant précisément ses actifs et ses dettes. 

Les sanctions encourues en cas d’irrégularités dans la comptabilité de SASU

Le non-respect des obligations comptables de la SASU entraîne des conséquences financières considérables. En cas d’irrégularités telles que des comptes incomplets, vous vous exposez au rejet de vos dossiers de comptabilité et à une taxation d’office. De plus, vos intérêts seront retardés, et vous devrez payer une majoration de 10 % auprès du contribuable.

En cas de demande de régularisation, des frais de dédommagement de 40 % seront appliqués. Pour ce qui est des tentatives frauduleuses, elles entraîneront des indemnisations à hauteur de 80 %. Ces pénalités financières peuvent entraîner des conséquences désastreuses pour la santé financière de la SASU. Le président de la SASU s’expose à une amende de 500 000 € et à une peine d’emprisonnement de 5 ans, en cas d’infractions. 

Les conseils pour gérer facilement votre comptabilité de SASU

Pour faciliter la gestion de la comptabilité de votre SASU, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un expert-comptable. Compte tenu de la complexité de la comptabilité, faire appel à un professionnel vous évitera bien des soucis et vous fera gagner du temps. De plus, vous serez conseillé dans les meilleures démarches à suivre. Le cabinet de ce spécialiste en comptabilité couvrira votre SASU en cas d’erreur comptable. Il peut aussi s’occuper de vos fiches de salaires et du calcul des charges sociales en SASU par exemple.

Bien que faire appel à un expert-comptable implique des frais supplémentaires pour la société, vous pouvez lui confier les journaux comptables. Et cela, afin de préparer les états financiers de votre entreprise. Il pourra également s’occuper de l’aspect fiscal de vos finances.

Cependant, si vous préférez gérer vous-même votre comptabilité, l’utilisation de logiciels comptables tels que Quickbooks peut être une excellente alternative. Ces logiciels comptables sont conviviaux et permettent de générer automatiquement vos états financiers. Ils facilitent également les interactions avec l’administration fiscale. En plus d’optimiser les dépenses, ils améliorent l’image de votre société.

Pour garantir la transparence de votre comptabilité aux yeux de la loi, il est essentiel de conserver toutes les pièces comptables pendant une durée minimum de 10 ans. Ainsi, il est préférable de conserver les pièces comptables comme les factures et les bons de commande, 10 ans. En ce qui concerne les documents fiscaux (IR, IS, CFE), conservez-les pendant 6 ans. Concernant les contrats commerciaux, gardez-les 5 ans.

Critères de choix d’un logiciel comptable pour votre SASU

Le choix du logiciel de comptabilité en SASU est crucial et doit être fait en fonction des besoins spécifiques du dirigeant. Il doit tenir compte de son budget et du temps qu’il est prêt à consacrer à la comptabilité de la SASU. Certains préfèrent déléguer cette tâche à un expert-comptable. Il peut assurer un suivi plus performant des opérations comptables.

Le logiciel de comptabilité idéal pour une SASU doit répondre à plusieurs critères tels que :
  • la facilité d’enregistrement des opérations de comptabilité,
  • et la génération des livres comptables. 
Les comptes annuels, la possibilité de déclarer la TVA en ligne, et la synchronisation avec la banque doivent être pris en considération. Il doit également permettre d’intégrer directement les justificatifs comptables et bénéficier de mises à jour régulières, avec un service après-vente réactif.

L’objectif d’utiliser un tel logiciel est de gagner du temps et de simplifier la gestion comptable. Cela permet aussi de réduire les erreurs comptables grâce à un paramétrage adapté. Il existe différents types de logiciels sur le marché. Ils présentent des fonctionnalités spécifiques à la facturation ou adaptées à certains secteurs d’activité.

À noter que le président de la SASU doit déterminer son niveau d’implication dans la comptabilité. Il peut choisir de réaliser lui-même les premiers travaux. Et cela, avant de faire appel à un expert-comptable pour les aspects plus techniques de la comptabilité de la SASU.

Les meilleurs logiciels de comptabilité pour votre SASU

TIime

Le logiciel de comptabilité Tiime, spécialement conçu pour les SASU, attire les entrepreneurs grâce à son interface conviviale. Sa version gratuite offre des fonctionnalités telles que l’édition et la personnalisation des devis et des factures. Pour seulement 14,90 € par mois avec l’offre Business, il permet de synchroniser les comptes bancaires de l’entreprise. Ce logiciel de gestion comptable permet aussi la gestion des achats et des notes de frais. De plus, en cas de collaboration avec un expert-comptable, l’outil facilite la transmission en temps réel des justificatifs. Ce qui offre un gain de temps considérable.

Sage

Sage propose la solution Sage Ciel, qui offre un large éventail de fonctionnalités comptables. Avec une version à 19 € par mois, elle permet la télé-déclaration de TVA et génère le bilan comptable. Pour 35 € par mois, la formule complète inclut également la facturation, les rapports des ventes et la gestion des stocks.

Le marché propose une variété de logiciels de comptabilité pour les SASU. Chacun d’entre eux répond à des besoins spécifiques des dirigeants et offre différentes prestations. Cependant, confier sa gestion comptable à un expert-comptable garantit une solution complète adaptée à la société. 

Itool

Itool est un logiciel de comptabilité en ligne avec une interface facile à utiliser. Sa formule Business à 19 € par mois offre de nombreuses fonctionnalités, telles que :
  • la saisie des écritures comptables
  • et l’édition du grand livre de comptabilité. 
Cependant, il ne propose pas encore de synchronisation des comptes.
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